Het elektronisch medisch dossier van de toekomst: Innovatie in UZ Brussel

Het Klinisch werkstation van het Universitair Ziekenhuis te Brussel, dat een elektronisch medisch dossiersysteem en bijkomende diensten omvat, heeft zowel in België als in het buitenland veel lof ontvangen. In 2011 bijvoorbeeld, kreeg het UZ Brussel een stage 6 erkenning door het Healthcare Information & Management Systems Society (HiMMS). HiMMS evalueert op wereldschaal medische ICT systemen op een schaal van 0 tot 7, afhankelijk van hoe sterk processen en informatiestromen geautomatiseerd zijn. MIC Vlaanderen spreekt met Rudi Van de Velde, CIO in het UZ te Brussel over de vooruitgang van hun medisch werkstation.

Kan u ons iets vertellen over de interessantste IT-gedreven innovaties in UZ Brussel ?

De meest belangrijke vernieuwingen vanuit IT perspectief hebben te maken met ons Elektronisch Medisch Record system. Ons EMR, of Klinisch werkstation (KWS) zoals wij het noemen, verbindt meer dan 2.500 medische terminals in het ziekenhuis en is reeds meer dan 10 jaar in gebruik. Op dagelijkse basis beheert het systeem de planning van ongeveer 5.000 activiteiten. Er worden 15.000 elektronische documenten aangemaakt en 120.000 orders aangevraagd. Samengevat verwerkt het systeem een totaal van meer dan 100.000 acties. Dit is een enorme hoeveelheid aan transacties. Natuurlijk zijn we continu bezig met het systeem te verbeteren en dat is waar de vernieuwing plaatsvindt. Dit gebeurt op minstens drie vlakken.

Als eerste implementeren we een workflow engine die de werkprocessen beheert en integreren we die met ons Klinisch werkstation. De medische wereld verandert en de klassieke dokter-patiënt relatie krijgt een veel complexer en multidisciplinair karakter. Verschillende functies en afdelingen moeten met elkaar samenwerken rond de patiënt en dat opent nieuwe mogelijkheden voor procedure en werkprocessenbeheer.

Als tweede willen we de data in ons systeem gebruiken om onze kennis uit te breiden. We hebben meer dan 1.5 miljoen dossiers van patiënten in het systeem dus dit kan een enorme bron zijn voor onderzoek. Daarom hebben we een zoekrobot ontwikkeld, denk aan een reguliere online zoekmachine, maar dan binnen ons klinisch werkstation.

Als derde is er de mobiele dimensie. We zijn ons verplegend en medisch personeel aan het uitrusten met tablets en smartphones zodat ze zowel onderweg als aan het bed van de patiënt toegang hebben tot het medisch werkstation. Belangrijk hier was om mobiele toepassingen te ontwikkelen die geschikt zijn voor verschillende toestellen en die kunnen worden aangepast aan persoonlijke noden.

Kunnen we op elk punt wat dieper ingaan? Werkprocessen: heeft u het dan over de manier waarop informatie wordt uitgewisseld tussen medisch personeel en bijvoorbeeld het laboratorium? Of beheren jullie specifieke logistieke processen? En wat bij medische beslissingen, kunnen die ondersteund worden?

Al deze bovenstaande punten worden behandeld. Aan de ene kant focussen we ons op de multidisciplinaire aanpak betreffende de verzorging, of in andere woorden, samenwerking. Een patiënt met borstkanker kan een oncoloog, een gynaecoloog en mogelijk ook een plastisch chirurg consulteren. Artsen hebben een manier nodig om te communiceren en hun samenwerking efficiënt te plannen, alsook een manier waarop ze met andere afdelingen samenwerken zoals het laboratorium en radiologie. Sommige van deze procedures kunnen ondersteund worden door een werkprocessenmoter. Bijvoorbeeld, als je een lab test bestelt, wordt er vervolgens automatisch een opeenvolging van taken toegewezen aan de hiermee verbonden mensen of afdelingen. Hieraan linken wij wat wij onze Medical Organiser noemen. Wanneer je bezig bent met een bepaalde activiteit, zal het systeem je aan andere gerelateerde taken herinneren of aan de volgende stap in de procedure. Heb je dit labo resultaat gelezen? Heb je deze taak al gedaan? Bijvoorbeeld als er tijdens je vakantie een belangrijk labo resultaat van één van je patiënten klaar is en het ziet er niet goed uit zodat er dringend een medische ingreep nodig is, dan zal het systeem één van je collega’s verwittigen om actie te ondernemen. Daarbovenop zijn we ook beslissingsondersteuning en kwaliteitscontrole voor deze werkprocessen aan het toevoegen. Bijvoorbeeld, bij het voorschrijven van medicijnen zal het systeem verwittigingen geven in het geval van contra indicaties. Of, als je een pace maker hebt en je arts vraagt een MRI scan aan, dan zal er opnieuw een verwittiging gegeven worden omdat dit gevaarlijk is. Veel van deze functies zijn reeds in gebruik, maar er zijn nog enorm veel mogelijkheden om meer veiligheidscontroles aan het systeem toe te voegen.

Vertel ons iets meer over de zoekrobot.

We hebben alle dossiers van de laatste 5 jaar in het systeem geïndexeerd. Vandaag kunnen artsen door de data grasduinen via zoekopdrachten. Bijvoorbeeld, je kan een lijst aanmaken van alle dossiers op basis van een bepaalde ziekte, een behandeling en resultaten. Dit is prachtig voor onderzoeksdoeleinden. Vanzelfsprekend is er beveiliging dat de toegang tot het systeem verbiedt voor onbevoegden en de privacy beschermt. Bijvoorbeeld, een arts zal alleen de volledige details van een patiëntendossier kunnen zien als hij of zij een therapeutische relatie heeft met die patiënt. Alle andere dossiers in de zoekresultaten zullen anoniem zijn. Als de arts toegang wenst tot meer data zal hij of zij een aanvraag moeten indienen bij de ethische onderzoekscommissie.

Hoe gaat het tot dusver? Is er al enig onderzoek uitgevoerd of gepubliceerd dat op deze data is gebaseerd?

Nee, we hebben deze functie net opgestart dus is het nog te vroeg om te evalueren wat de impact hiervan op onderzoek zal zijn, maar artsen beginnen het te gebruiken. Het zal zeer interessant zijn om te zien hoe dit verder zal verlopen. Ik ken geen enkel ander systeem in België dat deze dienst aanbiedt.

Betreffende tablets en smartphones gaf je aan dat de toepassingen van cruciaal belang zijn.

Ja, dit was een enorme leercurve voor ons. Een gewone web interface werkt niet goed op tablets en mobiele telefoons. Je moet specifieke applicaties ontwikkelen die geschikt zijn voor de toestellen en de ervaring van de gebruiker. Momenteel zijn we bezig met verschillende pilootprojecten. Ongeveer 10 artsen gebruiken tablets en twee verplegingsafdelingen gebruiken smartphones. Het werkt goed maar het is nog te vroeg voor formele beoordelingen. Maar tot dusver was het fascinerend om zo diep te graven in de ervaring van de gebruiker. We hebben veel tijd geïnvesteerd in functies die de gebruiker toelaten om de interface persoonlijk in te stellen, bijvoorbeeld door minder relevante gegevens niet te tonen.

Toekomstige uitdagingen?

Vanzelfsprekend moeten we inspelen op nieuwe technologische ontwikkelingen maar veiligheid zal waarschijnlijk een steeds belangrijkere uitdaging worden. Omdat we meer en meer afhankelijk worden van onze systemen, en we meer data uitwisselen binnen het gezondheidssysteem, bijvoorbeeld met andere ziekenhuizen, moeten we absoluut zeker zijn dat onze data veilig en beschermd is.

Jullie hebben duidelijk een indrukwekkend EHR systeem ontwikkeld voor gebruik binnen het ziekenhuiswezen. Wat zijn jullie ideeën over hoe de verschillende dossiersystemen uit tertiare verzorging, maar ook primaire verzorging en zelfs persoonlijke verzorging met elkaar gelinkt moeten worden?

We hebben momenteel een patiëntenportaal waar patiënten verschillende soorten informatie over hun dossier kunnen raadplegen en afspraken kunnen maken. Maar vooruitkijkend denk ik dat het belangrijk is dat we een soort nationaal portaal ontwikkelen. Momenteel is ieder ziekenhuis namelijk zijn eigen portaal aan het ontwikkelen en je kan niet verwachten dat patiënten al deze verschillende systemen moeten kennen om te raadplegen. Eens er een gemeenschappelijk kader bestaat om medische gegevens uit te wisselen kan in principe iedere gecertificeerde dienst hierop registreren en aansluiten.

Rudi Van de Velde, geïnterviewd door Frank Boermeester.